Нас ждёт замена гербовых свидетельств ЗАГС на электронные выписки

Министерство юстиции РФ и органы ЗАГС готовятся к масштабной реформе документооборота. На Всероссийском совещании руководителей исполнительных органов ЗАГС субъектов РФ обсуждался окончательный переход на реестровую модель. Вместо привычных свидетельств о рождении, браке и других событиях гражданам планируют выдавать электронные выписки из государственного реестра.

В октябре на Всероссийском совещании руководителей органов ЗАГС в Казани вновь обсуждался переход к реестровой модели работы. Как сообщил министр юстиции Константин Чуйченко, соответствующий законопроект подготовлен и представлен Правительству России.

По данным Минюста, Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС) содержит более 560 млн записей, включая сведения из архивов начиная с 1926 года. Государственные органы уже используют эти данные при предоставлении социальных выплат, налоговом администрировании, пенсионном обеспечении и оказании других услуг. Теперь ведомство предлагает шире применять реестр и при подтверждении юридически значимых событий в жизни граждан.

Что изменится для граждан

Согласно опубликованному Минюстом законопроекту, новым документом, подтверждающим регистрацию рождения, брака, расторжения брака и других актов гражданского состояния, станет выписка из ЕГР ЗАГС.

Предполагается, что выписку можно будет получать в электронном виде, а при необходимости — на бумажном носителе. При этом граждане сохранят возможность запросить привычное свидетельство на бланке строгой отчётности. Свидетельство о рождении ребёнка до 14 лет планируется выдавать на бумаге в обязательном порядке, поскольку оно используется для удостоверения личности ребёнка.

Чтобы граждане России не испытывали проблем при регистрации браков за границей и подтверждении семейного статуса перед иностранными консульствами, Министерству иностранных дел РФ планируют предоставить прямой полноценный доступ к ЕГР ЗАГС.

Таким образом, речь идёт не о полном запрете бумажных документов, а об изменении модели их выдачи и использования. В качестве основного источника юридически значимых сведений предлагается рассматривать государственный реестр, а бумажный документ получать в исключительных случаях.

Главные аргументы «за» и «против»

Законодатели отмечают, что отказ от физических бланков решает сразу несколько проблем:

• Защита от повреждения и утери: бумажные бланки со временем ветшают, рвутся или теряются, требуя повторных обращений за дубликатами и уплаты пошлин.
• Защита от подделок: злоумышленники чаще подделывают или незаконно перехватывают физические бланки, тогда как цифровые записи защищены криптографическими алгоритмами государства.

Несмотря на очевидную технологичность, эксперты и юристы выделяют ряд существенных проблем, с которыми уже сталкиваются граждане и ведомства:

• Проблема с доступом к данным и приватность. Несмотря на то, что электронный реестр функционирует с 2018 года, большинство государственных структур до сих пор требуют от граждан предъявить копии бумажных документов. Это говорит о том, что тотальная и бесшовная система обмена персональными данными между ведомствами пока не сформирована. При этом возникает обратный риск: если дать неограниченный доступ к ЕГР ЗАГС каждому рядовому чиновнику на местах, это может привести к масштабным злоупотреблениям, утечкам персональной информации и нарушению конституционного права граждан на конфиденциальность частной жизни.
• Использование документов ЗАГС за пределами РФ. Особое внимание стоит обратить на легализацию цифровых документов для использования в иностранных государствах. Механизмы легализации, технические блокировки и т.п.

Почему цифровизация внутри страны не решает автоматически вопросы за рубежом

Для использования российских документов в иностранном государстве необходимо учитывать требования принимающей стороны. В зависимости от страны и вида документа может потребоваться апостиль, консульская легализация либо оформление вообще не понадобится благодаря международному договору об освобождении от соответствующих формальностей.

Пока российский документ существует в привычном бумажном формате, порядок его предъявления за рубежом относительно понятен: компетентный орган проставляет апостиль на документе или на отдельном листе, который с ним скрепляется.

С переходом к электронным выпискам возникают дополнительные вопросы. Как будет подтверждаться происхождение электронного документа? В каком формате его необходимо передавать иностранному учреждению? Каким образом принимающая сторона сможет проверить электронную подпись, сведения о выдавшем органе и действительность апостиля?

Это не означает, что электронный документ невозможно использовать за рубежом. Однако для практического применения важны не только наличие цифровой записи и возможность скачать файл, но и юридическая сила документа, формат его удостоверения и доступность средств проверки.

Электронный апостиль в России уже существует, но его применение ограничено

Минюст России развивает электронное апостилирование с 2023 года. С января 2026 года к программе подключены все главные управления ведомства по субъектам РФ. Вместе с тем электронный апостиль, доступный через Минюст, нельзя автоматически получить на любой документ ЗАГС.

Полномочия по апостилированию документов органов ЗАГС относятся к компетенции уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния. Поэтому наличие у Минюста возможности использования электронного апостиля не означает, что любой документ, выданный ЗАГС, можно направить в ведомство по этой процедуре.

Международная практика электронного апостилирования развивается неравномерно

Электронный апостиль — не исключительно российская инициатива. Гаагская конференция по международному частному праву развивает программу e-APP, которая включает два самостоятельных элемента: выдачу электронных апостилей и создание электронных реестров для их проверки.

По данным HCCH, в 2025 году 59 участников Гаагской конвенции 1961 года внедрили хотя бы один из этих элементов. При этом 42 участника реализовали оба компонента. Данные приведены в материалах организации о развитии программы e-APP.

Важно правильно интерпретировать эти цифры: они не означают, что все перечисленные государства полностью отказались от бумажных документов или перешли исключительно на электронное апостилирование. В одних юрисдикциях электронный формат доступен только для отдельных категорий документов, в других действует электронный реестр при сохранении бумажных апостилей.

При этом международные правила предусматривают равнозначность электронного и бумажного апостиля. По позиции HCCH, электронный апостиль нельзя отклонить только на том основании, что он выдан в электронной форме. Он должен приниматься участниками Конвенции на тех же правовых основаниях, что и бумажный.

Однако юридическое признание и техническая возможность проверить документ — не одно и то же. На практике значение имеют доступность электронного реестра, возможность проверить электронную подпись и наличие у принимающей стороны необходимых процедур работы с электронными документами.

Проверка российского апостиля по QR-коду за рубежом остаётся практическим вопросом

Отдельного внимания заслуживает доступность российских сервисов проверки апостиля из-за рубежа.

Если получатель документа не может открыть страницу проверки, на которую ведёт QR-код, ему сложнее оперативно убедиться в подлинности апостиля. Такая ситуация может вызвать дополнительные запросы к заявителю и задержать использование документа.

В нашей практике встречаются случаи (подробнее тут), когда QR-коды на апостилях не позволяют получателю за пределами России перейти к проверке документа. Мы не утверждаем, что проблема возникает во всех странах или при каждом обращении, однако сам факт таких затруднений важен для оценки практической пригодности цифровых механизмов удостоверения.

При этом отсутствие доступа к странице проверки само по себе не доказывает недействительность апостиля. Оно означает, что предусмотренный способ проверки не сработал и требуется выяснить, какие альтернативные способы подтверждения доступны.

Для документов, предназначенных иностранным учреждениям, важно заранее учитывать не только порядок получения апостиля, но и возможность его последующей проверки принимающей стороной.

Что необходимо учитывать при подготовке документов для использования за рубежом

Переход к реестровой модели может упростить получение сведений о гражданском состоянии внутри России и сократить необходимость хранить бумажные документы. Но для международного оборота важно, чтобы цифровизация сопровождалась понятными процедурами удостоверения и проверки документов.

До вступления соответствующих изменений в силу не следует считать, что электронная выписка автоматически заменяет бумажное свидетельство во всех процедурах за рубежом. Необходимо проверять требования конкретного иностранного учреждения, компетенцию органа, который должен удостоверить документ, и доступный способ апостилирования или легализации.

В Деловом центре «ДИНЕКА» мы следим за изменениями в российской системе оформления документов и за практикой их использования за рубежом. При подготовке документов важно оценивать не только формальные требования к их выдаче, но и то, сможет ли получатель в другой стране проверить их подлинность и принять в требуемом формате.

Цифровизация документов ЗАГС может упростить взаимодействие граждан с российскими государственными органами. Следующий важный вопрос — насколько беспрепятственно новые форматы будут работать в международном документообороте.

(с) Деловой центр "ДИНЕКА"
Д.Е.