Иллюзия доступности: почему сделать нотариально заверенную копию иностранного документа в России сложнее, чем кажется

Предоставление иностранных документов в российские государственные органы или иные инстанции (для регистрации юридического лица, участия в судебном разбирательстве или открытия банковского счёта) на первый взгляд представляется формальной процедурой. Кажется, достаточно заказать, например, устав компании из Германии, выписку из итальянского Registro delle imprese, либо Certificate of Incorporation с Кипра, обратиться к нотариусу в России и получить необходимое количество заверенных копий. Однако практика показывает: на этом пути возникает множество юридических нюансов, игнорирование которых ведёт к отказам нотариуса и потере времени.

Первый барьер: легализация документа

Первое препятствие заключается в том, что нотариус вправе совершать нотариальные действия только с документами, обладающими юридической силой на территории Российской Федерации.
Иностранный документ без легализации такой силы не имеет (ст.106 закона «Основы законодательства РФ о нотариате»).

Существуют два основных способа легализации:

• Апостиль — упрощённая процедура для стран, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов).
• Консульская легализация — более сложный и многоступенчатый процесс, применяемый в отношении документов из стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции или не признающими апостиль конкретных участников.

Без прохождения одного из этих этапов иностранный документ, даже выданный уполномоченным государственным органом, будет рассматриваться как не имеющий доказательственной силы. Исключение составляют случаи, когда между Российской Федерацией и соответствующим иностранным государством заключён международный договор о взаимном признании официальных документов без необходимости легализации (например, Соглашение между Россией и Республикой Беларусь от 25.12.1998).

Второй барьер: перевод на русский язык

После легализации документ необходимо перевести на русский язык с последующим нотариальным удостоверением перевода. Таким образом, для того чтобы российский нотариус мог совершить любое нотариальное действие с иностранным документом, включая заверение его копии, содержание этого документа должно быть ему понятно, что обеспечивается переводом документа на русский язык.

Важно понимать: нотариус не проверяет содержание иностранного документа, а лишь удостоверяет подпись переводчика и правильность оформления перевода.

Существуют два варианта нотариального удостоверения перевода:

• если нотариус владеет иностранным языком, он вправе самостоятельно удостоверить перевод;
• если нотариус не владеет языком, перевод выполняет профессиональный переводчик, который подтверждает свою квалификацию и ставит подпись под переводом, после чего нотариус удостоверяет подлинность этой подписи.

Таким образом, нотариально заверенная копия включает в себя не только сам документ, но и корректно оформленный, удостоверенный перевод.

Как подготовить иностранный документ к нотариальному заверению в России: пошаговая схема для клиентов Делового центра «ДИНЕКА»:

Чтобы иностранный документ можно было заверить у российского нотариуса, необходимо пройти следующие этапы:

1. Получить оригинал документа из соответствующего реестра или государственного органа
2. Произвести легализацию документа: апостилирование или консульская легализация
3. Перевести документ на русский язык (включая текст апостиля) с последующим нотариальным удостоверением перевода
4. Обратиться к нотариусу для заверения копии. Предоставить нотариусу оригинал легализованного документа и нотариально заверенный перевод для изготовления и заверения копии всего комплекта документов.

Отсутствие хотя бы одного из этих этапов влечёт отказ нотариуса в совершении нотариального действия в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.

На первый взгляд оформление нотариально заверенной копии иностранного документа в России представляется простой рутиной. Однако за видимой формальностью скрывается сложный юридический процесс, требующий точного соблюдения международных и национальных норм.

Деловой центр «ДИНЕКА» сопровождает клиентов на всех этапах этой процедуры: от получения документов в зарубежных реестрах до их легализации, профессионального перевода и подготовки к нотариальному заверению в России. Мы знаем требования каждой страны и российских нотариусов, что позволяет нам получать наилучший результат.

(с) Деловой центр "ДИНЕКА"
Д.Е.
15.04.2025